關(guān)鍵詞：信息化背景；加強；電子檔案；管理

一、電子檔案管理的作用

（一）管理數(shù)字化

在過去的管理方式下，檔案管理機構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費人力、物力和財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實性高，保存時間長，能提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

（二）資源擴展智能化

往往檔案管理過程中需要不停地完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力、物力、財力與時間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個成本的很大比例，而當(dāng)檔案實現(xiàn)數(shù)字化信息化，減少了大量不必要的成本后，檔案管理者就會有更多的資源去實現(xiàn)檔案管理的擴展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多、更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現(xiàn)資源的擴展和進(jìn)一步的開發(fā)。

二、信息化背景下加強電子檔案管理的有效途徑

（一）電子檔案的制度化建設(shè)

1、確定歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍的確定，可參照國家的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定。還有，電子文件歸檔的時間視具體情況可分為階段歸檔和任務(wù)完成后歸檔，公文處理周期長和周期長的工程、科研、專業(yè)等項目可按階段歸檔。

2、加強電子檔案檢測

檢測硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。檢測歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠。相應(yīng)的機讀目錄、軟件、其他說明是否一同歸檔。歸檔的電子文件是否是最終稿本，CAD電子文件是否是反映產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)的版本或本階段產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的最終版本。電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說明是否一致，軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。

3、制定相應(yīng)的管理規(guī)定，建立必要的記錄和登記歸檔電子文件的具體制度

電子文件真實、完整，文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，須將與當(dāng)時產(chǎn)品的技術(shù)狀態(tài)一致的版本歸檔保存，各種文本的草稿、原稿根據(jù)需要決定是否歸檔，凡是歸檔范圍內(nèi)的文件應(yīng)及時歸檔保存，不可分散保存，除文件外，必要的軟件參數(shù)、壓縮算法、管理數(shù)據(jù)等一并歸檔保存。應(yīng)對電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等作統(tǒng)一規(guī)定，將帶有歸檔標(biāo)志的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用，必要時復(fù)制三套，異地保存。

（二）電子檔案的全程化管理

其一，要確立電子檔案全程化管理的理念，要從電子檔案的形成開始就對其實施控制管理。其二，摒棄歸檔是檔案形成必要條件的觀點，放棄歸檔管理是檔案管理開始的理念。其三，要明確檔案管理者對電子檔案實施全程管理，并不是控制電子檔案的生成，對其內(nèi)容的形成不得干預(yù)，而只是控制電子檔案形成的過程。通過對檔案形成過程的管理來保持電子檔案內(nèi)容的原貌，保證其內(nèi)容在整個電子檔案全程管理中不走樣。其四，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題。對電子檔案全程管理中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不應(yīng)由檔案部門來制定，而應(yīng)該由檔案部門選出若干個成熟通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，讓各單位選擇使用，對于不成熟的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或者有缺陷的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)可以禁止使用。就如同對紙質(zhì)檔案的書寫要求一樣，檔案部門不必專門研制一種耐久的記錄材料要求形成檔案者使用，而是選擇成熟的耐久記錄材料，如碳素墨水或藍(lán)黑墨水供選擇使用，但可以禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的記錄材料。其五，電子檔案全程化管理的模式。有兩種模式可供選擇，一種是以立檔單位為單元，有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)，檔案室是其系統(tǒng)的中心，各部門形成的檔案最后稿本要在檔案室控制的信息中心服務(wù)器中生成，所有的電子文件的復(fù)制由檔案室辦理，從而保證檔案部門對電子檔案形成過程的控制，并盡量保證電子檔案的原貌。另一模式是以一個區(qū)域為單元，在區(qū)域政務(wù)網(wǎng)中建立統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺的電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)，由該區(qū)域的檔案館作為信息中心或單獨為檔案館設(shè)立服務(wù)器，所有政務(wù)網(wǎng)中的各機關(guān)單位形成的檔案最后稿本，要在檔案館控制的服務(wù)器中生成。

（三）電子檔案的有效合理利用

當(dāng)今社會，信息技術(shù)的迅速發(fā)展，提供檔案服務(wù)利用的手段更是豐富多樣，檔案工作者應(yīng)充分發(fā)揮其能動作用，挖掘館藏，開展多種思路的服務(wù)創(chuàng)新活動。電子檔案應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，開展多角度的檔案編研業(yè)務(wù)，通過寫史、修志、撰寫著作，充分展示館藏檔案的豐富內(nèi)涵和文化韻味，使檔案真正成為“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的文件源。依照《檔案法》，將能夠開放的檔案發(fā)布在網(wǎng)上，使檔案利用者足不出戶就可以了解和認(rèn)識檔案，從中汲取更多的信息和知識，為檔案的利用提供多角度、全方位的服務(wù)。

 三、結(jié)語

總而言之，隨著信息時代的到來，現(xiàn)代化通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，已經(jīng)滲透到了各個行業(yè)和領(lǐng)域，并逐漸改變了人們的生產(chǎn)生活方式，具有劃時代的意義。在具體的工作過程中，人們通過合理利用現(xiàn)代化電子技術(shù)，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量，這樣一來，檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化早已成為必然趨勢。

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